オンブズ・オフィスでは、個人を特定できる情報を含む記録は保管しません。相談者の区分（学生、教職員など）や相談内容について、個人を特定できない大まかなカテゴリーに分類した情報のみを記録します。氏名や個人を特定できる具体的な情報が記録に含まれることはありません。これらの情報は、学長に提出する年次報告書の作成に使用されます。

問題の大小にかかわらず、OISTで働く方、学ぶ方であればオンブズ・オフィスに相談することができます。問題が大きくなる前の早い段階で相談することで、解決の選択肢が広がる場合もあります。また、自分にとっては小さな問題に思えても、学内のほかの人も同じような問題を抱えている可能性があります。オンブズ・オフィスは、個人が特定されない形でこうした懸念や問題を把握し、必要に応じて、組織全体の改善につなげる役割も担っています。

オンブズ・オフィスは、大学の正式な手続きとは異なる、非公式な相談窓口です。大学を代表して拘束力のある決定を行ったり、方針の実施を指示したり、問題について正式な判断を下したりすることはありません。

一方、大学としての対応が必要と考えられる事項については、相談者の許可を得た上で、学長に伝えることがあります。その場合も、相談内容を守り、中立かつ独立した立場を保つというオンブズ・オフィスの基本原則に従って対応します。

オンブズ・オフィスは、大学の正式な相談窓口や手続きを補完するものであり、それらに代わるものではありません。

オンブズパーソンと職員関係・人事（ER/HR）の担当者は、競合するものではなく、それぞれ異なる役割を担い、互いに補完する関係にあります。職員関係・人事（Employee Relations / Human Resources：ER/HR）の担当者は、管理職や職員に対し、人事に関する方針や手続きの策定、運用、適用を支援します。また、正式な調査を行ったり、方針を策定・変更したり、大学を代表して申し立て等の正式な通知を受け付けたりする場合があります。そのため、相談内容について、常に完全な機密性を保つことができるとは限りません。また、ER/HRは大学の管理体制の一部であり、大学の利益を代表し、守る役割を担っていることから、その立場は必ずしも完全に中立ではありません。

これに対して、オンブズ・オフィスは、問題を整理し、解決に向けた方法を検討するための非公式な支援を行います。大学に対して方針の策定や見直しを提案することはありますが、方針の実施を決定したり、その遵守を求めたりする正式な権限はありません。また、正式な調査を行うこともありません。一方で、解決に向けた選択肢を一緒に検討し、必要に応じて、調査権限を持つ正式な窓口や手続きについての情報を提供します。

オンブズ・オフィスは大学の管理体制から独立しているため、大学を代表して申し立て等の正式な通知を受け付けることはありません。また、原則として、相談者の許可なく相談内容を第三者に開示することはありません。ただし、重大な危害が差し迫っているとオンブズが判断した場合は、この限りではありません。

オンブズパーソンは中立的な立場にあり、特定の個人、グループ、または大学の立場を擁護することはありません。公正かつ公平なプロセスが確保されることを重視します。

個別相談のご予約は、メールで受け付けています。詳しくは「連絡方法 」をご覧ください。